CASO DE EMPRESA · COMUNICACIONES INTELIGENTES
Cómo un fabricante industrial conecta 3CX, RespondIA y Odoo para que las llamadas se conviertan en información útil.
Hay empresas donde el teléfono no deja de sonar. Y, en principio, eso es una buena noticia. Los clientes consultan, encargan trabajos, piden ayuda y mantienen el contacto. Pero ¿qué ocurre cuando responder implica parar lo que estamos haciendo?
Compartimos el caso de una empresa industrial especializada en estores enrollables, cortinas técnicas y soluciones de protección solar. Para respetar su privacidad, no publicamos su nombre.
01 / DESDE LA PERSPECTIVA DEL CLIENTE
Llevamos más de treinta años dedicándonos a fabricar soluciones a medida. Nuestro día a día transcurre entre producción, consultas técnicas, pedidos, proveedores y atención a clientes profesionales. Trabajamos desde varias instalaciones y el móvil es una herramienta habitual para buena parte del equipo.
Esta forma de organizarnos nos ha permitido crecer, pero también hemos visto que había cosas que mejorar. El teléfono es fundamental, aunque no puede marcar el ritmo de toda la jornada.
Cada día resolvemos dudas, aclaramos pedidos, acordamos cambios y gestionamos incidencias. Algunas conversaciones se registran; otras terminan en una nota, un correo o en la memoria de quien atendió. Queríamos poder recuperar esa información, saber quién había atendido una llamada y tener una visión más completa de cada relación comercial.
También queríamos comprender cuánto tiempo de atención dedicamos a cada cliente, no solo cuántas llamadas recibimos. Eso puede ayudarnos a detectar necesidades recurrentes y tomar mejores decisiones.
En resumen: buscábamos menos interrupciones, más trazabilidad y una forma de convertir nuestras conversaciones en información que pudiera aprovechar todo el equipo.
02 / DESDE NUBIP
Cuando analizamos su situación, encontramos algo habitual en muchas empresas: la producción y el ERP habían evolucionado, pero la telefonía todavía funcionaba bastante separada de los procesos de gestión.
Nos propusimos conectar esas piezas sin obligar al equipo a cambiar innecesariamente sus herramientas. La solución reúne 3CX, RespondIA y Odoo, cada uno con un papel claro.
Con una centralita profesional 3CX organizamos los flujos de llamadas, las extensiones móviles y de escritorio, los históricos y las herramientas de seguimiento. El equipo dispone de más contexto sobre quién atiende, cuándo y durante cuánto tiempo.
Incorporamos RespondIA para aquellas llamadas que llegan fuera de horario o en momentos en los que el personal está ocupado. El agente puede conversar con el interlocutor, identificar el motivo y recoger los datos necesarios para que la solicitud no se pierda. No se trata de sustituir a las personas, sino de proteger su tiempo y dar continuidad a cada contacto.
La información recogida se conecta con Odoo, el ERP que ya utiliza la empresa, para asociarla con el cliente y facilitar la creación de tareas de seguimiento. Así, el siguiente paso deja de depender de un papel extraviado o de acordarse de comentarlo a un compañero.
Explicamos las posibilidades técnicas de este tipo de proyectos en RespondIA e integraciones API con CRM, ERP y agendas y en nuestro artículo sobre cómo conectar RespondIA con 3CX y el CRM.
Al conectar telefonía y gestión, la empresa dispone de una base más organizada para revisar llamadas, seguir solicitudes y analizar la dedicación a sus clientes. Las grabaciones y transcripciones, cuando estén habilitadas y se gestionen con las garantías correspondientes, también pueden servir para revisar incidencias y detectar asuntos recurrentes.
Y hay algo que valoramos especialmente: Odoo sigue siendo su herramienta de trabajo. La integración se adapta a la empresa, no al revés. Esa forma de entender las comunicaciones forma parte de nuestro ecosistema NubIA.
En Nubip creemos que una buena implantación no se mide por la cantidad de funciones que incorpora, sino por cómo encaja en la actividad diaria. Y cuando 3CX, RespondIA y Odoo consiguen entenderse, cada conversación tiene muchas más posibilidades de convertirse en una acción útil.
