Me llamo Ricardo Gutiérrez, soy abogado y director de Gutiérrez & Asociados.
Lo de «& Asociados» fue una decisión que tomé cuando mandé imprimir las tarjetas de visita. Tenía unas expectativas de crecimiento extraordinarias.
Han pasado seis años y los asociados todavía no han llegado.
Pero no pierdo la esperanza.
En mi despacho tenemos Dirección, Secretaría, Administración, Atención al Cliente y Departamento Jurídico. Lo que ocurre es que todos compartimos la misma silla: la mía.
Un abogado, cinco departamentos y un móvil
No sé si habéis visto Better Call Saul. Hay escenas en las que su protagonista se las ingenia para aparentar una estructura profesional mucho mayor de la que tiene, llegando incluso a cambiar la voz para interpretar distintos papeles.
La primera vez que lo vi me reí muchísimo. La segunda, me preocupé.
Porque yo llevaba tiempo haciendo algo parecido...
Otro problema adicional es que, además de ser todos los departamentos, tengo un único móvil para mi vida personal y profesional.
Cuando suena el teléfono, lo mismo puede ser mi madre que llama para ver si he comido, que un cliente para saber si ha salido su sentencia. Y los dos consideran que su consulta es prioritaria.
A veces ni yo sé si tengo que contestar «dígame» o «sí, mamá, he comido».
Mi nueva secretaria se llama RespondIA
Fue una compañera quien me habló de RespondIA.
—Ricardo, necesitas un agente IA.
—¿Y eso cuánto cobra de Seguridad Social?
Me explicó que podía atender llamadas, gestionar citas y consultar determinadas informaciones en el CRM.
La idea me interesó, aunque lo que terminó de convencerme fue descubrir que no necesitaba montar la centralita de un ministerio.
Con IP Verba tengo una extensión en mi móvil y otra en la recepción del centro de negocios donde trabajo algunos días. Y, por supuesto, RespondIA.
Lo mejor es que puedo decidir quién atiende las llamadas desde un panel de autoconfiguración, integrado con RespondIA y el ecosistema NubIA.
Por las mañanas, cuando estoy preparando escritos, puedo establecer que, si no respondo después de dos timbres, entre RespondIA.
Cuando estoy en los juzgados, puedo hacer que atienda directamente.
Y cuando espero la llamada de un cliente especialmente importante, puedo dirigir las llamadas a la recepción del centro de negocios, para que Elena, la recepcionista, atienda personalmente y me transfiera la comunicación.
Todo desde el panel, sin tener que llamar al operador para modificar cada desvío.
Puedo cambiar las reglas varias veces al día, según cómo se presente la jornada.
De hecho, últimamente cambio más veces los desvíos que de opinión sobre aceptar determinados casos.
Mi despacho ahora tiene memoria. Y no soy yo.
Otra de las cosas que me ha sorprendido es la integración con Nubix CRM.
Cuando llama un cliente identificado, puedo tener su ficha disponible en Nubix. Y RespondIA, con los permisos y verificaciones correspondientes, puede consultar el estado registrado de su expediente y facilitar determinadas informaciones que previamente hayamos autorizado.
Naturalmente, no se pone a interpretar sentencias ni a dar asesoramiento jurídico por su cuenta. Para eso sigo estando yo, que he pagado unas cuantas matrículas universitarias.
Pero sí puede comunicar, por ejemplo, que se ha recibido determinada documentación o que seguimos pendientes de una actuación, siempre que esa información esté actualizada y pueda facilitarse.
Y si el cliente tiene una consulta que necesita mi intervención, RespondIA puede abrir un ticket y asignarme la tarea correspondiente.
El otro día abrí Nubix y tenía tres tareas pendientes que yo no recordaba haber anotado.
Por un momento pensé que había contratado a alguien sin enterarme.
Luego recordé que era RespondIA.
Un bufete internacional. Más o menos.
Trabajo algunos días en un centro de negocios que tiene una recepción estupenda, salas de reuniones y una máquina de café que funciona siempre.
La recepcionista, Elena, es una mujer encantadora que lleva meses intentando explicarme que reservar la sala de juntas para una reunión de dos personas no convierte mi despacho en una multinacional.
Yo discrepo.
Pero desde que tengo IP Verba, RespondIA y Nubix, reconozco que Gutiérrez & Asociados funciona con una organización que antes solo existía en mis tarjetas de visita.
Los clientes encuentran una atención profesional. Las llamadas llegan a donde yo decido. Las consultas sencillas pueden resolverse sin interrumpirme y las que requieren mi intervención quedan registradas.
Y, sobre todo, puedo seguir trabajando mientras alguien atiende el teléfono.
El otro día Elena me preguntó:
—Ricardo, ¿qué tal va tu nueva secretaria?
—Estupendamente. Atiende llamadas, organiza citas, consulta expedientes y me deja las tareas preparadas.
—Pues tendrás que darle vacaciones.
—No me des ideas, Elena. Que ahora mismo es la única que sabe dónde está todo.
La verdad es que sigo siendo el director, el abogado, Administración y el Departamento Jurídico.
Pero ya no tengo que hacerlo todo a la vez.
Y eso, para un despacho con siete departamentos y una sola nómina, es bastante parecido a tener socios.
