¿Por dónde empiezo?
El panel está dividido en 8 secciones que debes rellenar en orden. Cada una depende de la anterior: primero defines tus espacios, luego los horarios, y finalmente los menús y reglas. Sigue esta guía de arriba a abajo y al final todo encajará solo.
Datos básicos
El nombre que verán los clientes al recibir confirmaciones y en la web de reservas.
Determina a qué hora se abren y cierran tus turnos. Si estás en España peninsular, el valor correcto es Europe/Madrid y no debes cambiarlo.
El número al que llamarán los clientes si tienen dudas con su reserva. Aparecerá en los emails de confirmación.
El email al que llegarán las reservas que necesiten confirmación manual. También se muestra en las comunicaciones al cliente.
Es el identificador del calendario donde el sistema anotará automáticamente cada reserva. Sin este dato el sistema no puede funcionar. Te lo habrá proporcionado el técnico que instaló el panel.
Estancias
Una estancia es simplemente un espacio dentro del restaurante. Aquí defines cuáles tienes, con un nombre y un código interno. Más adelante asignarás mesas a cada espacio y decidirás en qué turnos está abierto cada uno.
Un código corto, sin espacios ni tildes. Solo letras, números y guiones bajos. Lo usa el sistema internamente.
El nombre que verán los clientes al elegir zona. Puede tener tildes, espacios y mayúsculas.
Marca Sí si la estancia está disponible actualmente. Desmárcala si está cerrada temporalmente (por obras, temporada...) sin necesidad de borrarla.
Turnos
Un turno define cuándo abres y en qué espacios. Por ejemplo, la comida puede ser de lunes a domingo de 13:00 a 16:00, mientras que la cena solo jueves, viernes y sábado de 20:00 a 23:00.
Código interno corto. Sin tildes, sin espacios. Único por turno.
Nombre que verán los clientes al hacer su reserva.
La franja horaria en que aceptas reservas para este turno. La hora de fin es la última hora a la que alguien puede empezar a cenar, no la hora de cierre.
Cada cuántos minutos ofreces un hueco. Con 15 minutos el cliente puede elegir 13:00, 13:15, 13:30, 13:45... Con 30 minutos solo 13:00 y 13:30.
Haz clic en los días en que funciona este turno. Puedes seleccionar tantos como quieras.
En este turno, ¿qué espacios del restaurante están disponibles? Por ejemplo, la terraza puede estar abierta solo en el turno de comida.
Menús
Esta sección es la más importante de la configuración. Aquí defines cada tipo de reserva que existe en tu restaurante y las reglas de cada una: en qué turnos funciona, para cuántas personas, cuánto dura...
Si pones Sí, el cliente elige el tipo de reserva al hacer la reserva. Si pones No, todas las reservas son iguales (simplemente "mesa").
Si pones Sí, el cliente debe elegir un tipo de reserva antes de confirmar. Si pones No, puede saltarse el paso.
Código interno único, sin tildes ni espacios.
El nombre que ve el cliente al elegir su tipo de reserva.
Texto corto explicativo. Muy útil para que el cliente sepa qué implica elegir esa opción.
Activo: el menú existe en el sistema. Visible online: el cliente puede verlo y seleccionarlo. Puedes tener menús activos pero ocultos online (por ejemplo, para reservas internas o de grupos que gestionas por teléfono).
Haz clic en los turnos en que este menú está disponible. Si no marcas ninguno, el menú nunca aparecerá.
En qué espacios se puede pedir este tipo de reserva. Por ejemplo, el menú degustación puede estar restringido al salón principal, no a la terraza.
El rango de personas para el que está pensado este tipo de reserva.
Carta → Min 1, Max 8 (reservas normales)
Menú grupo → Min 10, Max 40 (solo para grupos grandes)
Degustación → Min 2, Max 6 (experiencia íntima)
Si este menú dura un tiempo diferente al general, ponlo aquí. Si lo dejas vacío, se usa la duración configurada en la sección 5. Útil para menús degustación que duran más tiempo.
Si marcas Sí, las reservas de este tipo no se confirman automáticamente: quedan en espera y tú las revisas y confirmas a mano. Ideal para menús de grupo o eventos especiales.
Número máximo de reservas de este tipo que se admiten por turno. Si lo dejas vacío, no hay límite extra (solo los del aforo general). Útil si el menú degustación requiere atención extra y no puedes servir más de 3 mesas a la vez.
- El menú debe permitir ese turno
- El menú debe permitir esa estancia
- Además, ese turno debe tener abierta esa estancia
Si cualquiera de las tres condiciones falla, el menú no aparece. Revisa las tres si algo no aparece donde esperas.
Duración de las reservas
Esta configuración le dice al sistema cuánto tiempo bloquear una mesa tras cada reserva. Si una mesa se libera a las 14:30 pero necesitas 15 minutos para recogerla, el siguiente cliente la puede reservar a partir de las 14:45.
Minutos extra que el sistema añade después de cada reserva para limpiar y preparar la mesa. Este tiempo no es visible para el cliente.
Todas las reservas duran exactamente lo mismo. La opción más sencilla.
La duración varía según cuántos son. Una pareja puede tardar 75 minutos, pero un grupo de 8 personas necesitará 120.
1–2 personas → 75 min
3–5 personas → 90 min
6–10 personas → 120 min
Empiezas con un tiempo base y añades minutos por cada comensal adicional.
Aforo
El aforo controla cuántas personas y mesas puede aceptar el sistema en cada momento. Puedes configurarlo de forma global (para todo el restaurante) o de forma independiente por cada espacio.
Global: un único límite para todo el restaurante. Más sencillo. Por estancia: cada espacio tiene sus propios límites. Útil si la terraza tiene 20 plazas y el salón 40.
| Campo | Qué controla | Ejemplo típico |
|---|---|---|
| Máx. comensales por turno | Total de personas que pueden comer en todo un turno sumando todas las mesas y huecos | 60 pax |
| Máx. comensales por hueco | Personas que pueden entrar a la vez en un mismo slot horario | 30 pax |
| Máx. mesas por hueco | Mesas que pueden estar ocupadas simultáneamente | 10 mesas |
| Máx. mesas por turno | Total de mesas a lo largo de todo el turno | 999 (sin límite real) |
| Máx. comensales online | El mayor grupo que puede reservar a través de internet. Grupos más grandes deben llamar. | 8 pax |
Si marcas Sí, el sistema intentará acomodar grupos grandes combinando mesas. Si marcas No, rechazará reservas que superen la capacidad de una mesa individual.
Inventario de mesas
Aquí introduces cada mesa de tu restaurante. El sistema usará esta información para asignar la mesa más adecuada a cada reserva automáticamente.
Un código único para identificar la mesa. Puedes usar el sistema que quieras: numeración, letras o combinado.
El número máximo de personas que caben en esa mesa en condiciones normales.
Si marcas Sí, el sistema puede unir esta mesa con otras adyacentes para acomodar grupos grandes. Si marcas No, la mesa siempre se asigna sola (por ejemplo, mesas fijas contra la pared que no se pueden mover).
A qué espacio pertenece esta mesa. Selecciona de las estancias que definiste en la sección 2.
Agrupa mesas que están físicamente juntas y son combinables entre sí. Si tienes tres mesas de 4 que se pueden unir para hacer una de 12, ponles el mismo nombre de grupo.
Si marcas Sí, el sistema puede sentar a 3 personas en una mesa de 4, en vez de buscar siempre una mesa de exactamente 3. Esto aprovecha mejor el espacio disponible.
Cuántos asientos "de sobra" acepta el sistema. Con valor 2: una mesa de 4 puede asignarse a grupos de 2 o más personas.
Políticas
Con cuánta antelación mínima puede un cliente hacer una reserva. Evita que alguien reserve para dentro de 5 minutos cuando ya no tienes tiempo de prepararla.
60 min → No se puede reservar para menos de 1 hora desde ahora
120 min → Mínimo 2 horas de antelación
1440 min → Las reservas se hacen con al menos 1 día de antelación
Cuánto tiempo antes de la reserva puede el cliente cancelarla sin consecuencias. Si cancela más tarde, el sistema puede alertarte o bloquear la cancelación online.
120 min → Puede cancelar hasta 2 horas antes
1440 min → Debe cancelar con al menos 24 horas de antelación
Si marcas Sí, podrás bloquear manualmente franjas horarias o mesas para eventos privados, mantenimiento u otras situaciones.
Guardar y revisar
Antes de guardar, pulsa este botón en la parte superior del panel. Te mostrará todos los errores que encuentre: campos vacíos, IDs duplicados, configuraciones incorrectas...
Si el sistema encuentra problemas, los listará claramente. Corrígelos uno a uno siguiendo las indicaciones.
Disponible en la barra superior y en la barra inferior de la página. El sistema creará automáticamente una copia de seguridad antes de guardar los nuevos datos.
| Mensaje de error | Qué significa | Cómo arreglarlo |
|---|---|---|
| Falta ID en estancia / turno / menú | Has dejado el campo ID vacío | Escribe un código único sin espacios ni tildes |
| ID duplicado | Dos elementos tienen el mismo código | Cambia uno de los dos para que sean distintos |
| Turno X: selecciona al menos un día | Un turno no tiene ningún día marcado | Haz clic en los días de la semana correspondientes |
| Turno X: selecciona al menos una estancia | El turno no sabe en qué espacios funciona | Marca las estancias en la fila del turno |
| Menú X: min pax mayor que max pax | El mínimo de comensales es mayor que el máximo | Corrige los valores para que min ≤ max |
| El menú no aparece online | No está configurado para ese turno/estancia | Revisa que el menú tenga marcado ese turno y esa estancia |
| Falta Google Calendar ID | El campo del calendario está vacío | Introduce el ID que te dio el técnico |